Im beruflichen Alltag muss meistens alles sehr schnell gehen, vor allem wenn es um die Korrespondenz mit unseren Kunden geht. Schnell einen Text tippen, den Empfänger auswählen und schon ist die E-Mail verschickt. Dabei werden all zu häufig die Grundregeln von guten Manieren vergessen. Beim Erstellen eines Geschäftsbriefes legt man doch auch Wert auf eine höfliche Anrede und auf eine korrekte Rechtschreibung. Warum also nicht auch bei den E-Mails?!
Wir haben Ihnen 4 wichtige Punkte zusammengestellt, die Ihnen helfen werden, bessere E-Mails zu schreiben:
1. Aussagekräftige Betreffzeile
Der Text der Betreffzeile ist entscheidend dafür, ob der Empfänger die Email prinzipiell öffnet, sie gleich oder evtl. auch zu einem späteren Zeitpunkt erst liest. Daher ist eine kurze und präzise Betreffzeile wichtig. Benennt den Grund Eurer Email und haltet den Text kurz. Eine kurze Betreffzeile ist nicht als unhöflich zu bewerten, vielmehr spart sie Zeit und bringt Euer Anliegen auf den Punkt.
Don’t: „Anbei sende ich Ihnen das PDF zur Freigabe des Flyers für Ihre Neueröffnung“
Do: „Freigabe: Flyer Design Neueröffnung“
2. Freundliche Anrede
Auch wenn Sie es beim Email Schreiben eilig haben, eine freundliche Anrede sollte niemals fehlen. Vermeiden Sie anonyme Anreden wie „Hallo“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“, sprechen Sie Empfänger persönlich an. Achten Sie dabei auf die richtige Schreibweise des Namens (Schmidt oder Schmitt?) und ob Ihr Empfänger evtl. sogar einen Titel hat.
3. Inhalt
- Wichtigste Infos zuerst
Dem Empfänger sollte sofort klar sein, warum ihr ihn kontaktiert. Daher schreibt alle wichtigen Informationen in die ersten Sätze. - Keine unnötigen Informationen
Seien Sie präzise in Ihren Aussagen und besprechen Sie nur ein Thema pro E-Mail. So kann sich der Empfänger voll und ganz auf eine Sache konzentrieren und diese Email passend zum Thema archivieren. Listen Sie zu viele Informationen über unterschiedliche Dinge, kann es leicht passieren, dass manche Inhalte nicht richtig wahrgenommen werden. Hier gilt ganz klar: Weniger ist mehr. - Kurze Absätze
Schreiben Sie keine Romane. Kurze Sätze und kleine Abschnitte erleichtern das Lesen. - Aufzählungspunkte verwenden
Bei mehreren Punkten die besprochen werden müssen eignet sich die Verwendung von Aufzählungspunkten. Diese verleihen einer E-Mail zusätzlich Struktur und lassen den Empfänger direkt erkennen was wichtig ist. - Rechtschreibung, Grammatik, Interpunktion
E-Mails sind elektronische Geschäftsbriefe und sollten daher mit der selben Sorgfalt geschrieben werden. Es wirkt sehr unprofessionell, wenn diese voller Rechtschreib- und Kommafehler sind. Lesen Sie Ihren Text noch einmal komplett durch, bevor Sie Ihre E-Mail verschicken.
4. Freundlicher Gruß am Ende
Beenden Sie Ihre E-Mail nicht mit einem kurzen „MfG“ oder „Bis dann“. Schöne Alternativen sind:
- Herzliche Grüße
- Viele Grüße
- Freundliche Grüße
Gerne können Sie hier auch etwas persönlicher werden:
- Herzliche Grüße aus Kaiserslautern
- Viele Grüße in das sonnige München
Nehmen Sie sich beim Schreiben von E-Mails ein paar Minuten mehr Zeit. Durch das Einhalten von nur 4 Punkten werden Ihre E-Mail professioneller und Ihr Auftreten seriöser. Ihre Geschäftskunden werden es Ihnen Danken.
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